Preparação do BESCOM para Gestão por Competências em 2003, por AAC

BATALHÃO ESCOLA DE COMUNICAÇÕES

(1ªCia Trans/1ªDIE/1943)

BATALHÃO BARÃO DE CAPANEMA

DIRETRIZ   DE   COMANDO DC/A4-01/03

APROVO: Gen ____________ Cmt GUEs/9ªBdaInfMtz

1.  ASSUNTO

     Preparação do BESCOM para Gestão por Competências, ou gestão por processos, e o incentivo ao comprometimento dos quadros  com o PEG-EB.

2.  COMPETÊNCIA DA OM QUE ABRANGE O ASSUNTO

    Manter a estrutura organizacional e a rotina burocrática atualizadas com as inovações tecnológicas adotadas pela Força e com os encargos que, certamente, os requisitos de gestão pela qualidade, irão atribuir às OM  

3. REFERÊNCIAS

Decreto nº 2.910, de 29 de dezembro de 1998, que estabelece normas para salvaguarda de documentos, materiais, áreas, comunicações e sistemas de informação de natureza sigilosa, e dá outras providências[1].

Decreto N° 3.505, de 13 de junho de 2000, que institui a Política de Segurança da Informação nos órgãos e entidades da Administração Pública Federal[2].

    Programa de qualidade no serviço público (PQSP) -http//qualidade.planejamento.gov.br

IG 10-51 Instruções Gerais para a Salvaguarda de Assuntos Sigilosos, publicadas no BE n° 04 de 26 de janeiro de 2001.

IG 20-19 Instruções Gerais de Segurança da Informação para o Exército Brasileiro, publicadas no BE n° 39 de 28 de setembro de 2001.

Portaria n° 462, de 13 de setembro de 2001, que aprova a Diretriz Estratégica de Comunicações e Informática;

Portarias n° 463, de 13 de setembro de 2001, que aprova a Diretriz Estratégica de Comando e Controle.

Diretriz da STI e Plano de Tecnologia da Informação 2003-2005;

Plano de Modernização e Integração do Sistema de C2 da Força Terrestre;

Diretriz de Experimentação Doutrinária do Módulo de Telemática para o Sistema de Comando e Controle da Força Terrestre;

Programa de Excelência Gerencial Exército Brasileiro (PEG-EB).

4. ÁREA E SUB-ÁREA DE ATUAÇÃO

A- Reestruturação e funcionamento do BESCOM;

4- Dos métodos e processos.

5. NÍVEL DE ATIVIDADE

 Atividade-meio ( x )

 Atividade-fim   ( x )

6. PROBLEMA EXISTENTE

           Existem vários obstáculos que impedem o aprimoramento da gestão organizacional no Batalhão Barão de Capanema:

·Ausência de foco no cliente e dificuldade de determinarem-se o cliente e o usuário final;

·Inexistência de objetivos claros, bem definidos e disseminados até os mais baixos escalões;

·Processos e atividades não documentados e otimizados;

·Profissionais e seções não conhecem bem suas atribuições;

·Militares não conhecem o papel da OM, a missão;

·Oficiais e praças não estão capacitados para executar todas as suas atividades;

·Subordinados não participam nos  processos, ações e soluções dos problemas;

·Inexistência de formas de medir e avaliar constantemente processos para poder melhorá-los continuamente;

·Decisões e ações não são constantemente avaliados e, por isso, não realimentam correções, tampouco apuram-se responsabilidades pelos insucessos;

·Informações não circulam de maneira rápida e correta entre setores e os encarregados;

·Inexistência de uma preocupação constante com a inovação e a mudança para melhor.

7. OBJETIVOS

            a. Estabelecer  contratos de gestão, para constituírem-se em indicadores de desempenho da OM, que permitirão:

1)     priorizar o desenvolvimento da mentalidade de trabalho em equipe, o espírito de  cooperação, a responsabilidade individual e a vontade de apresentar um trabalho com 100% de perfeição na primeira tentativa;

2)     estimular a consolidação do espírito de corpo entre as diferentes Seç/SU do BESCOM, por meio do estabelecimento de metas comuns e ações conjuntas;

3)     fornecer a cada militar  a noção exata da importância de sua atuação dentro de cada  processo no qual tenha papel relevante; 

4)     estabelecer sistemas de controles eficientes que possibilitem aumento de produtividade e racionalização de custos;

5)     delegar competências, atribuir responsabilidades, estabelecer prazos e prioridades, facilitando o controle sobre o andamento de diversos processos, seus pontos críticos, necessidades adicionais e dificuldades encontradas, gerando conhecimento a fim de fundamentar as decisões futuras;

6)     melhorar a divisão do trabalho entre os membros do Batalhão, proporcionando ao comando maior número de oportunidades de observação e critérios objetivos para a avaliaçaõ do desempenho do pessoal;

7)     aumentar a segurança orgânica da OM;

8)     propiciar a inscrição da OM no programa de qualidade do governo federal.

      b. Fazer do BESCOM a OM protótipo da 9ªBda Inf Mtz para gerir os processos e no emprego da inteligência competitiva para gestão do conhecimento, fornecendo subsídios ao EME para validar o Programa de Desenvolvimento da Doutrina da FT biênio 2003/4.

c. Implantar a forma de expressar a intenção do comandante usando diretrizes de comando (como esta), que serão expedidas segundo a necessidade de criarem-se projetos, ou alterarem-se rotinas (atividades), tendo em vista a seguinte filosofia de trabalho: 1) pensar grande; 2) começar pequeno; 3) crescer rápido.

d. Facilitar a perseguição do objetivo, incansável azimute dos procedimentos individuais, pois a vontade do homem em cumprir sua missão deve ser prevalente aos meios alocados e disponíveis.

8. ASSUNTOS INTERDEPENDENTES

–Informatização do BESCOM;

–Recebimento do PAMO;  e

–Experimentação doutrinária do Módulo de Telemática do SC2FTer-Bda/DE.

9. SEÇÕES DA OM ENVOLVIDAS

    a. A gestão por processos deverá ser implementada neste batalhão com a participação de todas Seções/SU para sua efetiva consolidação e consequentes benefícios, e somente será alcançada por meio do comprometimento individual do militar e a perfeita compreensão de todos da importância dos respectivos papéis no contexto de cada processo no qual estejam envolvidos. A arregimentação do potencial humano (envolvimento de todos) está essencialmente calçada na liderança exercida pelo comandante e pelos diversos níveis de comando da OM, por que toda a mudança de mentalidade requer grande esforço e perseverança no cumprimento da missão.

b. A gerência desta implantação caberá ao Sr Major Rogério Reis, subcomandante, estando este oficial autorizado a decidir os assuntos atinentes à citada implantação, pois ela exige mudança de mentalidade que deve começar pelo comando e pelo estado maior da OM, que passarão a ser facilitadores dos processos.

10. ÓRGÃOS EXTERNOS COM INGERÊNCIA NO ASSUNTO

       A consolidação do modelo administrativo de gerência de processos no âmbito do BESCOM terá como reflexo o aumento da eficiência no relacionamento com os diferentes órgãos externos com os quais o Batalhão tem ligações, quais sejam:

CML – na assessoria de Comunicações e Guerra Eletrônica;

1ª DE – na assessoria de Comunicações e Guerra Eletrônica;

GUEs/9ªBda Inf Mtz – escalão superior imediato, orienta e controla a instrução e o emprego da OM, e na assessoria de Comunicações e MPE para as demais OM orgânicas, além de conduzir as experimentações doutrinárias determinadas pelo EME;

Secretaria de Tecnologia da Informação – órgão de direção setorial que usa a OM na experimentação doutrinária do programa C2 em Combate, e provê os meios de informática para administração da OM;

CIGE - na aplicação da metodologia do ciclo de vida do software de C2;

3^a SCh\EME - na pesquisa e formulação de doutrina de emprego da Força, relativa às comunicações, atualizando seu QCP e sua estrutura organizacional;

2º CTA e CAEx- promovendo a assessoria técnica nos critérios de avaliação dos equipamentos e subssistemas;

COTer – no emprego da OM e acompanhando os exercícios,  proporcionando os meios para a participação do BESCOM neles;

DMCEI – na gestão do material de Com/ Elt/ Infor da OM;

CTEx- controlando os trabalhos do IPD;

IPD/SCT – na orientação técnica para conclusão do projeto PAMO e no teste operacional do módulo de telemática do projeto SC2FTer-Bda/DE;

EsCom - colaborando com o BESCOM na consolidação do PAMO e na experimentação do MT;

Universidade Estácio de Sá – no desenvolvimento de projetos de interesse das comunicações que possam vir a constituírem-se em convênios;

ANATEL - nas atividades de administração do espectro de radiofrequências.

  

11. GRAU DE PRECEDÊNCIA

            As ações definidas nesta Diretriz de Comando devem apresentar grau de precedência “URGENTE” em virtude da necessidade de melhoria na gestão dos processos administrativos e operacionais em andamento neste Batalhão e com a finalidade de, no curto prazo, serem atingidos níveis de qualidade e controle compatíveis com os recursos humanos muito qualificados e materiais de alta tecnologia que serão alocados nesta Unidade.

            a. O planejamento está calcado no Livro 1 do PDE onde criam-se expectativas para o BESCOM:

No Programa de Reaparelhamento e Adequação do Exército (PRAEB), constam:

   -as metas do SISTAC  na ação “COMANDO E CONTROLE”:

“a. SISTAC GU/U “com a prioridade 1, por meio do C2 em COMBATE, o Batalhão recebe esta missão no teste doutrinário do Módulo de Telemática;

“b. Telefonia Automática de Campanha “com prioridade 2, adquirindo-se um par de Centrais Au para emprego no PAMO, o Batalhão fica em condições de desdobrar sistema fio no PC e no PCR; e

“c. PAMO “na prioridade 3, a fim de implantá-lo nas OM de combate do GUEs/9ªBda Inf Mtz (veja a 3ª fase do projeto no Lv 1 do PDE), por meio da aquisição de uma mini DSLAN e um concentrador (PCR) e para fazer o recebimento formal do projeto.

   -as metas do SEC (Comunicações estratégicas) na ação “COMANDO E CONTROLE”, nas quais a Unidade pode ser atendida:

“a. Implantação de Centrais Telefônicas de OM “(Prio 4) porque a OM tem carência desse equipamento, e o 2° CTA tem a capacitação técnica para instalar e instruir; e

“b. nas metas de interesse comum” com o projeto de Comunicações por Satélites (Prio3), porque a OM possui uma ETT do SISCOMIS-MD com dois módulos inoperantes.

   -as metas na ação “INFORMÁTICA” o BESCOM gostaria de ser aquinhoado:

“a. pelo projeto de Rede Corporativa Privativa do Exército (EBNET) “que tem a prioridade 1, ficando em condições de receber o cabo óptico da rede metropolitana da Vila Militar que já chegou na EsAO, e de desempenhar o papel de rota alternativa ao 2° CTA, para fins de SIAFI; e

“b.   no projeto para implantação do Sistema de Comando e Controle (Prio 5)”, implementando um servidor de ProtWeb e de correio eletrônico na OM, que ainda não os possui.

Obs: todas as metas visam contemplar com recursos as Unidades de Comunicações para obtenção daqueles meios, dentre as quais, o BESCOM, na prioridade  correspondente à posição ocupada na lista constante do Lv 1 PDE.

b. Plano de Modernização e Integração do SC2/FTer:

                        Conclusão do desenvolvimento do PAMO: 10 mil reais em 2003 e 10 mil em 2004.

c. Projetos 3139 e 3141 (C2 e Informatização do EB)

                        As ações a cargo do BESCOM com os recursos já previstos nestes projetos a cargo da STI  constantes do PIT/STI.

12. CONDIÇÕES DE EXECUÇÃO

             - Implantar no BESCOM a seguinte visão para o futuro:  

“Tornar-se uma organização militar de referência para instalar, explorar e manter a estrutura de comunicações que dê suporte às necessidades dos sistemas operacionais do Comando Militar do Leste, da 1ª Divisão de Exército e do GUEs/9ªBda Inf Mtz, realizando a integração de meios e processos indispensáveis ao pleno funcionamento do sistema de Comando e Controle.”

            - Contribuir na inserção da Força na “Era da Informação Digital” por meio da implementação do sistema de comando e controle do Exército, ficando em condições de receber o material de comunicações, a ser adquirido com os recursos previstos no projeto 5375, e realizar a experimentação doutrinária com base nas diretivas do Plano de Tecnologia da Informação (TI) e Plano de Modernização e Integração do Sistema de Comando e Controle da FT, onde constam a:

• criação de um módulo de ação rápida de comunicações para mobiliar uma SU do BESCOM;

• aquisição de material de comunicações, eletrônica e informática para completar o QDMP da OM;

• implementação da segurança da informação pelo uso de placa cripto para rádio HF, na certificação digital para as OM e  na EBNET;

• participar de eventual integração do SISCOMIS ao SIPAM, por meio da antena móvel do MD, sob responsabilidade da OM;

• modernização e integração dos sistemas tático e estratégico de comunicações, sob orientação da DMCEI.

a. Metas a serem atingidas

    1) Nos processos gerais:

a)   a consolidação da sistemática de Diretrizes de Comando como forma inicial de implementação de processos e de projetos da OM;

b)   criação de uma célula de inteligência competitiva (CIC) constituída por até dois oficiais em tempo integral e colaboradores eventuais em cada setor da OM para a gestão interna do conhecimento;

c)   o aumento gradual do escopo da gestão por processos até atingir a todas as ações desenvolvidas no BESCOM, caracterizadas como processos ou sub-processos;

d)   a enumeração de todas as atribuições correspondentes às funções previstas no QCP e a identificação dos processos que participam, por meio do preenchimento das Fichas de Procedimentos Operacionais Padrão (FPOP);

e)   a capacitação para avaliar a eficácia das Seções e Subunidades da OM; e

f)    inscrição da OM no programa de gestão pela qualidade do governo federal.

  

2) Nos processos de informatização:

  - a implantação de sistema de protocolo eletrônico (Lotus Notes ou Prot Web) que possibilite:

·substituir arquivos físicos por arquivos eletrônicos;

·substituir procedimentos convencionais por rotinas apoiadas em máquinas;

·criar condições de acesso fácil a qualquer informação;

·criar condições de transferir, eletronicamente, a informação;

·criar processos de aculturação do pessoal interno sobre segurança da informação, de forma a aumentar a segurança orgânica.

A Unidade necessita de um Sistema de Informações Gerenciais (SIG) a ser implementado em 2003, visando dar capacidade de resposta às questões da atividade-fim, inicialmente na 2ª Seção da OM e na Cia Es Com/Bda, que viabilize a gestão por processos e utilize-se:

1) do banco de dados relacionais (Datawarehouse) existente para dados pessoais chamado Módulo E1;

2) do ProtWeb distribuído pelo DGP já funcionando muito bem em várias OM para despachos rotineiros, ou do Lotus Notes empregado pela 1ª DE;

3) do fórum de discussões a ser criado na intranet da OM para assuntos de Com, Elt; e GE; e do grupo Barão de Capanema do Yahoogroups em funcionamento na Internet desde 2002; 

4) do correio eletrônico disponível e em uso desde 2002, por onde tramitam os documentos-propostas, e rascunhos; e

5) do chat (sala de conversação) de disseminação de informações on-line, pela internet, para acesso de casa, e aproveitamento do tempo sem expediente para agregar valor ao conhecimento profissional dos quadros, ainda em estudo.

b. Faseamento possível

1) Apresentação do Projeto aos militares do BESCOM e reunião gerencial, a cargo do gerente de implantação da gestão por processos, versando sobre a aludida sistemática, com a participação dos oficiais que desempenham funções de Cmdo/chefia, a fim de acumpliciá-los com a mesma;

2) Palestras de motivação;

3) Palestras de preparação: gestão por processos; análise e melhoria dos processos; PEG-EB;

4) Definição das equipes: designação de um gerente de projeto; criação da Célula de Inteligência Competitiva (CIC), assessoria já instituída pelo comando da OM com base na chefia do Estado Maior existente, a qual será responsável pela implantação e controle da gestão por processos, além das seguintes missões:

a) considerar esta DC como a operacionalização do plano de mudanças e base do plano de comprometimento;

b) buscar eficiente controle (propor indicadores de desempenho);

c) avaliar o desempenho das equipes e acompanhar os fatores críticos de sucesso do projeto;

d) fazer executar as medidas do Manual de Implantação;

e) revisar o QCP do BESCOM e confeccionar o QDMP nos prazos previstos;

f) produzir inteligência acionável e eficaz ao comando da OM/GUEs, planejando, executando, coordenando, supervisionando e controlando:

(1) as ações de salvaguarda de assuntos sensíveis;

(2) a produção de inteligência humana;

(3) as atividades de pesquisa para obtenção e análise de dados e para a  segurança da informação;

(4) o desenvolvimento de recursos humanos  para Atv Intlg;

g) desenvolver e operar sistemas e equipamentos de Com e telemática. 

5) Elaboração do manual de implantação da Qualidade;

6) Estudo dos processos, levantamento de subsistemas (considerando o Sistema BESCOM),  processos e sub-processos existentes em cada uma das Seç/SU, com a definição precisa de responsabilidades de todos os militares envolvidos, seguindo a programação do PEG-EB;

7) Registro dos processos, fazendo a enumeração das atribuições de cada função prevista no QCP, apoiadas nas FPOP, de modo a tornar objetiva e perfeitamente adequada à tabela de avaliação de oficiais e praças ao que "realmente" cada um executa, além de muito facilitar as eventuais substituições;

8) Promoção de ajustes estruturais e funcionais, por meio de reuniões de avaliação periódicas a fim de serem verificados os níveis atingidos e praticar possíveis correções de rumos;

9) Elaboração de proposta de alteração do QCP(BCom-tipo), do C 11-62, O BComDiv e das Normas Gerais de Ação do BESCOM;

10) Treinamento prático da execução dos procedimentos dos processos;

11) Implantação do sistema de análise crítica e revisão do sistema de gestão por processos, segundo o cronograma do PEG-EB.

c. Prazos

1)   Reunião gerencial – 06 Mai 03;

2)   aprovação da DC/A4-01/03 – até 16 Mai 03;

3)   designação da Célula de Inteligência Competitiva (CIC) e início dos trabalhos – até 31 Mai 03;

4)   instrução de conscientização aos quadros– até 10 Jun 03;

5)   freqüência aos cursos de gestão pelo pessoal selecionado – até 20 Jul 03;

6)   auto-avaliação do PEG-EB – a critério do coordenador, até 20 Jul 03;

7)   elaboração do manual de implantação – 30 Jun 03

8)   estudo dos processos, preenchimento das FPOP – 31 Jul 03

9)   treinamento prático dos processos – 15 Ago 03

10)   primeiro ajuste estrutural e funcional, alteração das NGA – 30 Ago 03

11)  proposta de alteração do QCP e do anteprojeto C 11-62, O BComDiv – 31 Set

12)  inscrição na OM no concurso de qualidade total do governo federal –  2004.

d. Custos envolvidos

A implantação da sistemática de gerenciamento por processos não acarreta, em si, qualquer custo financeiro. A necessidade de expansão do sistema computacional do BESCOM e  possíveis investimentos em especialização de recursos humanos são atividades já previstas para o Batalhão e subsidiadas com os recursos disponíveis no COTer/CML, acrescidos dos valores alocados no programa de informatização do EB e C2 (comando e controle) pelo escalão superior. O Plano Básico de Comunicações e Informática dimensiona as necessidades de recursos no médio prazo, o Livro 1 do PDE sinaliza para as prioridades nos próximos quatro anos, e o PIT/STI-2003 é o documento que distribui, realmente, os valores repassados pelo EME para o ano em curso.

e. Providências administrativas

   Os gerentes de operações (chefes/Cmt de Seç/SU) desempenharão um papel mais desafiador e importante na organização, muito embora algumas de suas atividades sejam repassadas ao computador.

         São fatores críticos para o sucesso, que devem ser acompanhados pela Célula de Inteligência:

            •  programas de instrução atualizáveis e interativos, que atendam ao PIM e às diretrizes dos escalões enquadrantes;
            • cursos (CFC e CFST) alinhados com a missão da Unidade e os respectivos PP.
            • programas individuais e coletivos de estudos continuados (CPCAS, CPrepESAO e CprepECEME);
            • utilização de recursos eficazes para o ensino a distância via Internet (Telensino);
            • sistema de acompanhamento do desenvolvimento do programa de ensino continuado para os quadros e dos alunos dos cursos de preparação com gestão de tutoria pelos oficiais encarregados usando a internet (EAD);
            • investimento escalável em tecnologia: amplia-se progressivamente, junto com a demanda (e o recebimento dos equipamentos do MT do SC2FTer-Bda/DE);

• obtenção de um nível mínimo de segurança e privacidade na intranet (para chat, fórum e mensagens administrativas) por software "fire-wall";
• legalização de todos sistemas operacionais Windows e do mínimo de MS Office necessários a responder aos vários sistemas informatizados da Força;
• alinhamento de seus esforços no ambiente digital com a estratégia geral do EME, constantes do Programa de Desenvolvimento da Doutrina;
• estímulo à cooperação, ao invés da concorrência interna, pela transparência das avaliações;
•  testes de equipamentos baseados em metodologia científica e desenvolvidos em ambiente operacional bem próximos à realidade do combate;
• benchmarking com os demais BCOM congêneres da Força (3° e 4°BCOMEx e 1° e 6°BCOMDiv).

            f. Método de trabalho da Célula de Inteligência Competitiva:

-

-Acompanhamento do ambiente de trabalho na OM, nas SU e nas seções;
-Contato pessoal com os interessados e colaboradores para atender pedidos ad-hoc do comando;
-Auxílio ao SCmt na formulação da árvore para avaliação semestral dos oficiais e praças pelo SIAvMEx;
-Uso intensivo dos diversos sistemas informatizados do EB: SISPAG, SISCOMEX, SIAFI, SISLEG, SIAvMEx, SIAPPES, QO-QCP, SiRF, SIMATEX, AVALOM etc;
-Consulta ao almanaque on-line e à EBNet;
-Reuniões semanais da assessoria com o comandante e subcomandante;
-Controle de projetos da STI, EEID e EEI dos escalões que enquadram o BESCOM;
-Avaliação de documentos, de desempenho individual e coletivo, dos processos, e remessa de dados aos Elm indicados.

g. Os Macroprocessos  identificados no CMSE e adaptados à OM:

            1) finalísticos

            preparação do combatente básico NQ para o HCmp

            formação do combatente de comunicações

            formação do Sgt Temporário

            emprego das Cia Es Com em operações      

            2) apoio operacional

            comando e controle

            logística operacional

            inteligência

            preparação de RH

            mobilização

            comunicação social

            3) processo administrativo

            logística organizacional

            administração de instalações

            gestão de pessoal, documental, TI, legislação e  recursos financeiros

            cerimonial militar

            registro de atos e fatos Adm

            4) processo gerencial

            comando

            gestão

Quartel na Vila Militar, 7 de Maio de 2003.

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AAC – Ten Cel

      Comandante do BESCOM

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[1] Art 38. As tecnologias empregadas na segurança dos sistemas de informação governamentais são reconhecidas como sigilosas. 

Art 39. Os aplicativos  de criptografia são considerados de uso civil e militar. A sua comercialização e o seu uso pelos órgãos do Governo Federal sujeitar-se-ão às normas gerais baixadas pela Secretaria-Geral do Conselho de Defesa Nacional. 

Art 40. O uso e a comercialização no País de produtos voltados para a segurança das comunicações e dos sistemas de informação que se utilizem recursos criptográficos, quando destinados aos órgãos do Governo Federal, estão condicionados a certificação de conformidade da Secretaria-Geral do Conselho de Defesa Nacional.

[2]V do Art 1°- criação, desenvolvimento e manutenção de mentalidade de segurança da informação; 

IV do Art 4°- estabelecer normas relativas à implementação da Política Nacional de Telecomunicações, ...para assegurar, de modo alternativo, a permanente disponibilização dos dados e das informações de interesse para a defesa nacional.