BATALHÃO BARÃO DE CAPANEMA
2ª Fase do PEG-EB
1. FINALIDADE
-
Regular a 2ª Fase do Programa de Excelência Gerencial do Exército
Brasileiro (PEG-EB) no BEsCom.
2. REFERÊNCIAS
-
Dtz Nr 001-E/4, de 02 Jun 03, do GUEs/9ª Bda Inf Mtz;
-
Dtz Nr 004-PEG-EB, de 20 Ago 03, do GUEs/9ª Bda Inf Mtz;
-
Dtz Nr 005-PEG-EB, de 12 Set 03, do GUEs/9ª Bda Inf Mtz;
3. OBJETIVOS
-
Desenvolver projetos visando a inovação das práticas gerenciais;
-
Melhorar a qualidade dos processos, produtos e serviços do BEsCom.
4. EXECUÇÃO
a. Condições de execução
1) A 2ª Fase do PEG-EB
caracteriza-se pela elaboração de Projetos de Inovações e Melhorias e será
desenvolvida no período de 25 Set a 31 Out 03. O trabalho será dividido em duas
frentes, que ocorrerão simultaneamente: as inovações, voltadas para as novas
iniciativas no campo da gestão e as melhorias, voltadas para otimização dos
processos, produtos e serviços existentes. O Planos de Melhoria da Gestão (PMG)
é o documento que consolidará os projetos a serem realizados.
2) A Comissão de Projetos
(CP), composta pelos chefes de seção e coordenada pelo Cmt OM, será a
responsável por fiscalizar todas as atividades relacionadas com a implantação
dos projetos. Os projetos serão elaborados pelos seus gerentes, com auxílio das
respectivas Equipes Operacionais (EO), cuja composição será variável, de acordo
com a necessidade dos projetos.
b. Sequência das atividades para melhoria da gestão:
Apresentamos abaixo, as atividades que deverão ser
desenvolvidas, de forma sequencial, para a elaboração dos Projetos de Inovações
e Melhorias. Para melhor compreensão de todo o método utilizado para análise e
melhoria da gestão (PDCA), enumeramos, inicialmente, as atividades já
desenvolvidas na 1ª fase (do item 1 ao item 8), posteriormente, as atividades
que deverão ser realizadas na 2ª fase (item 9 e 10) e por fim, as atividades a
serem desenvolvidas após a 2ª fase do PEG-EB (do item 11 ao 17). O Anexo “A”
(Cronograma de Implantação) apresenta os prazos para a realização dessas
atividades.
1) CONHECER O PROCESSO ATUAL
Esta etapa, desenvolvida pelos
responsáveis / executores de cada processo (1° nível) e pela Alta Administração
(2° nível), teve por finalidade levantar a situação atual dos processos. Dessa
forma, inicialmente, foram identificados e mapeados os processos, utilizando-se
para isso, os modelos constantes do anexo. (Anexos “C” e “D”).
Por fim, foram realizadas as primeiras aferições do estágio atual de
gestão, utilizando-se dos indicadores concebidos, a fim de servirem de
subsídio para futuras comparações e controle do cumprimento das metas.
A autoavaliação serviu de suporte para
esta etapa.
2)
IDENTIFICAR OS PROBLEMAS
Esta
etapa, desenvolvida pelos responsáveis / executores de cada processo (1° nível)
e pela Alta Administração (2° nível), teve por finalidade gerar o conhecimento
dos problemas oriundos dos processos (Oportunidades de Melhoria). Para isso,
foram realizadas sessões de brainstorming e realizadas pesquisas de opinião,
tomando como referência as evidências levantadas na autoavaliação.
3) PRIORIZAR OS PROBLEMAS
Esta etapa, desenvolvida pela Alta
Administração, teve por finalidade levantar os problemas mais importantes para
serem resolvidos primeiro. Para isso foram analisados os problemas levantados
na etapa anterior e priorizado os mais importantes (os que são relacionados com
a melhoria dos resultados da satisfação do usuário e dos processos
finalísticos), através de votações múltiplas. Cabe ressaltar que as prioridades
foram alinhavadas com as estratégias do BEsCom. As Oportunidades de Melhoria priorizadas foram foco das ações do Plano
de Melhoria da Gestão.
4) IDENTIFICAR AS POSSÍVEIS
CAUSAS DOS PROBLEMAS PRIORITÁRIOS
Esta etapa,
realizada pelos responsáveis / executores de cada processo (1° nível) e pela
Alta Administração (2° nível), teve por finalidade conhecer as causas dos
problemas priorizados, a fim de poder saná-las. Para isso foram realizadas
sessões de brainstorming.
5)
PRIORIZAR AS CAUSAS
Esta etapa, desenvolvida pela Alta
Administração, teve por finalidade dar objetividade nas ações. Nova votação
múltipla foi realizada para o levantamento das principais causas dos problemas.
6)
IDENTIFICAR SOLUÇÕES PARA AS CAUSAS
Esta etapa, desenvolvida pelos responsáveis / executores de cada
processo (1° nível) e pela Alta Administração (2° nível), teve por finalidade
descobrir todas as alternativas de solução, possíveis de serem implantadas.
Para isso foram buscados referenciais de excelência em outras organizações
(Benchmarking), utilizados como solução em casos semelhantes, além de serem
realizadas pesquisas de opinião.
7)
PRIORIZAR SOLUÇÕES
Esta etapa, desenvolvida pela Alta
Administração, tem por finalidade escolher as soluções possíveis de serem
tomadas, que produzam um forte impacto no problema. Essas soluções serão
consubstanciadas em projetos de
inovações e melhorias.
8) DEFINIR METAS DE MELHORIA
Esta
etapa, desenvolvida pela Alta Administração, teve por finalidade especificar os
resultados a serem obtidos, em quantidade
e em tempo, constituindo-se de
verdadeiros desafios para a organização. As metas foram baseadas nas
estratégias estabelecidas e, consequentemente, nas OM priorizadas. Nos projetos de melhoria, para o
estabelecimento de uma meta foi importante ter conhecimento dos padrões atuais
de desempenho dos processos (medição realizada no item 1) e de referenciais de
excelência. Nos projetos de inovações,
a meta foi a própria criação ou implementação do projeto.
9) ELABORAR OS PROJETOS DE INOVAÇÕES E MELHORIAS
Esta etapa, a ser desenvolvida pela EO,
tem por finalidade a confecção de cada projeto, discriminando as atividades
necessárias para a consecução do objetivo proposto. Essas atividades se
desdobrarão até o nível de ação executável para cada servidor, através de
planos de ação. A estrutura dos projetos encontra-se delineada no Anexo “E”.
10) ELABORAR O PLANO DE MELHORIA DA GESTÃO
O
Plano de Melhoria da Gestão (PMG), a ser elaborado pela Alta Administração,
consolidará todos os projetos de inovações e melhorias, sendo o instrumento
maior de planejamento organizacional voltado para a melhoria do desempenho
institucional.
11)
PADRONIZAR CADA PROCESSO OU TAREFA IMPORTANTE
Esta etapa, a ser desenvolvida pelos responsáveis de cada processo, tem
por finalidade facilitar o gerenciamento da nova rotina estabelecida pelos
projetos. É o instrumento que indica o os meios e o fim para a execução dos
trabalhos, de forma que cada servidor tenha condições de assumir a
responsabilidade pelos resultados do trabalho. A padronização é obtida através
da elaboração da Ficha de Procedimento Operacional Padrão (FPOP), que será
acompanhada do respectivo fluxograma do processo. O modelo de FPOP encontra-se
descrito no Anexo “G”.
12) DISSEMINAR INFORMAÇÕES
Esta etapa, a ser desenvolvida pela CP,
tem por finalidade divulgar a todos envolvidos na execução dos processos os
novos procedimentos e o novo papel de cada um. Para isso, poderão ser
utilizadas reuniões e formaturas.
13) TREINAR
Esta etapa, a ser desenvolvida pela CP,
tem por finalidade realizar a capacitação do pessoal envolvido conforme
necessidades do processo modificado. Para isso, poderão ser realizados cursos e
estágios específicos.
14) EXECUTAR
Esta etapa, a ser desenvolvida pelas pessoas envolvidas nos processos, tem
por finalidade realizar a implantação das melhorias planejadas. No início da
execução poderão aparecer muitos problemas. É importante que a EO que gerou as
alternativas de solução se mantenha em alerta para dar apoio necessário à
estrutura formal, a fim de contornar esses problemas. Portanto, a execução das
melhorias deverá ser acompanhada por visitas às áreas onde estão sendo
realizadas.
15) MEDIR
Esta etapa, a ser desenvolvida pelas EO, tem por finalidade obter a correta ideia do impacto gerado nos
resultados dos processos em função das melhorias introduzidas. Para isso
deve-se quantificar todos os benefícios obtidos através da utilização de
indicadores apropriados, utilizando a Matriz da Qualidade (Anexo “F”) e de
quadros de controle e registro de resultados.
16) COMPARAR COM O PLANEJAMENTO
Esta etapa, a ser desenvolvida pela CP
e pelas EO, tem por finalidade
verificar se as melhorias previstas geraram resultados satisfatórios. Para
isso, deve-se analisar os indicadores obtidos, comparando com as metas
previstas.
17) AGIR CORRETIVAMENTE
Esta etapa, a ser
desenvolvida pela CP e pelas EO, tem por finalidade dar novo
direcionamento ao processo, caso as metas previstas não sejam atingidas ou
sejam definidas novas metas para o processo. Neste caso, roda-se novamente o
ciclo do PDCA.
5. PRESCRIÇÕES DIVERSAS
- A Comissão de Projetos e as Equipes Operacionais deverão trabalhar de forma estruturada e sistemática, visando à implementação dos projetos.
- Periodicamente, o comando reunirá a CP e as EO para verificar o andamento dos planejamentos em curso.
- Após o início da execução do PMG, as reuniões ocorrerão para monitoramento e análise crítica dos resultados nos diversos níveis, da seguinte forma:
* Reuniões mensais de cada gerente de projeto com a sua Equipe Operacional para avaliação das ações realizadas;
* Reuniões bimestrais dos gerentes dos projetos com a Comissão de Projetos;
* Uma reunião semestral para análise crítica do desempenho global, dentro do contexto estratégico da organização.
6. ANEXOS (omitidos)
“A” – Cronograma de Implantação
“B” – Distribuição dos Macroprocessos
“C” – Ficha de Identificação de Processos
“D” – Mapa do Processo
“E” – Modelo de Projeto
“F” – Matriz da Qualidade
“G” – Ficha de Procedimentos Operacionais Padrão
“H” – Relação de Projetos
___________________________________
Comandante do BEsCom
CAXIAS 200 ANOS
SOLDADO
E PACIFICADOR
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