Como transformei uma avalanche de informações recebidas no Comitê Olímpico Rio 2016 em um trabalho essencialista de sucesso - por Camila Carnielli

Ao fim dos jogos olímpicos, li Essencialismo de Greg McKeown, publicado pela Ed. Sextante no Brasil. Ficou claro que a estratégia inconsciente que escolhi para ter sucesso no trabalho havia sido a do “Menos é mais”.

Na primeira semana de trabalho no Comitê, recebi uma enxurrada de informação. Tudo era exagerado: muitos e-mails, muitas reuniões, muitos colegas no escritório, muito a ser feito e muito a ser aprendido. Seria uma experiência intensa e desafiadora e me questionava como selecionar as prioridades em cada momento. O primeiro passo foi ter clareza sobre a operação que o departamento iria entregar. Tirei alguns dias para mergulhar na leitura de relatórios e políticas de procedimento e tirei as dúvidas com quem já estava lá.

Quando assumi um time de sete gerentes, pude escolher como liderar. Esta liberdade fez toda a diferença. Fizemos bom uso do tempo debatendo o que valia a pena priorizar.Assim, tínhamos conteúdo para discernir bem o que deveria ou não ser feito. Discernir o que fazer, o que delegar e o que convidar a ser feito era parte importante da rotina. Escolher fazer diferente, fazer algo novo ou simplesmente não fazer era muitas vezes a opção selecionada.

Aos poucos o time foi compreendendo que escolhidos os valores básicos a focar, o resto seria ignorado. Iríamos fazer bem feito o que combinamos e faríamos o mínimo necessário para atender processos burocráticos que não acrescentavam à operação final. A princípio poderia soar como incompetência ou petulância, mas estava claro que era humanamente impossível dar conta de todas as demandas com perfeição. Queria ter bom senso e, assim, evitar fazer tudo e progredir pouco. 

O próximo passo foi definir a meta da semana com clareza em reuniões. Quem precisasse de ajuda para concluí-la contava com os colegas para que todos caminhassem juntos. Talentos surgiram e naturalmente determinamos quem executava cada tarefa com mais facilidade, agilidade e alegria. Eu era seletiva no que escutar. As demandas continuavam a aparecer. A filosofia “é o que temos para hoje” ou “um dia de cada vez” passou a ser vivida na pele pelo time. Quem puxava a equipe para trás dentro do departamento ou de outras áreas era discretamente ignorado. Nada abalava nosso comprometimento e objetivo de entregar os melhores Jogos Olímpicos no nosso país.

Tarefas simples otimizaram nosso tempo como criar listas de procedimentos. O time compartilhava ideias. As boas eram adotadas e reconhecidas. As que não se encaixavam na filosofia do “menos é mais” eram guardadas respeitosamente para serem amadurecidas talvez em outro momento. Arquivos foram padronizados e compartilhados para evitar que todos perdessem tempo fazendo o mesmo esqueleto/layout. Links e documentos ficavam online para que todos tivessem acesso imediato ao que acontecia. 

Fazia parte da rotina remover obstáculos. Sempre me questionava: “o que ganhamos e o que perdemos se este gerente entrar em contato diretamente com esta pessoa?” Assim, muitos caminhos foram encurtados. O tempo e a energia deveriam ser gastos no que realmente importava.

Parti da ideia de fazer o mínimo necessário num cenário desfavorável de pressão e estresse – comum em muitas empresas. Planejamos em equipe e nos organizamos. Pequenas vitórias foram celebradas diariamente e cheguei a uma constatação incrível: uma equipe unida consegue chegar muito além. Uma semana antes do início dos jogos, tudo que queríamos estava pronto. O humilde objetivo de sobreviver na empresa fazendo o mínimo, deu espaço a fazer mais do que o planejado com excelência.

Camila Carnielli: Gerente Operacional Rio 2016 - Comitê Organizador dos Jogos Olímpicos e Paralímpicos

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 O ESSENCIALISTA NÃO FAZ MAIS COISAS EM MENOS TEMPO – ELE FAZ APENAS AS COISAS CERTAS; Greg McKeown

Se você se sente sobrecarregado e ao mesmo tempo subutilizado, ocupado mas pouco produtivo, e se o seu tempo parece servir apenas aos interesses dos outros, você precisa conhecer o essencialismo.

O essencialismo é mais do que uma estratégia de gestão de tempo ou uma técnica de produtividade. Trata-se de um método para identificar o que é vital e eliminar todo o resto, para que possamos dar a maior contribuição possível àquilo que realmente importa.

Quando tentamos fazer tudo e ter tudo, realizamos concessões que nos afastam da nossa meta. Se não decidimos onde devemos concentrar nosso tempo e nossa energia, outras pessoas – chefes, colegas, clientes e até a família – decidem por nós, e logo perdemos de vista tudo o que é significativo.

Neste livro, Greg McKeown mostra que, para equilibrar trabalho e vida pessoal, não basta recusar solicitações aleatoriamente: é preciso eliminar o que não é essencial e se livrar de desperdícios de tempo. Devemos aprender a reduzir, simplificar e manter o foco em nossos objetivos.

Quando realizamos tarefas que não aproveitam nossos talentos e assumimos compromissos só para agradar aos outros, abrimos mão do nosso poder de escolha. O essencialista toma as próprias decisões – e só entra em ação se puder fazer a diferença. http://www.esextante.com.br/livros/essencialismo/